El software a medida para pymes es un programa hecho alrededor de cómo trabaja tu empresa, en lugar de adaptar tu empresa a un programa de catálogo. Su precio depende de cuántos procesos cubre, con qué otros programas tiene que hablar y quién lo mantiene. Lo que ha cambiado es el coste de producirlo: ha bajado mucho.
Software a medida para pymes: el precio ya no es el que recuerdas
Durante veinte años, «a medida» significó caro. Y era verdad: hacía falta un equipo de programadores durante meses, y eso solo se lo podía permitir quien facturaba mucho.
De ahí viene la idea que sigue instalada en la cabeza de casi todos los gerentes: lo hecho a medida es para las grandes; nosotros, a comprar licencias.
Esa idea ha dejado de ser cierta. Y conviene entender por qué, porque afecta a lo que pagas cada mes sin darte cuenta.
Lo que contó un responsable de IA en AI4 Business
El 10 de septiembre estuve en AI4 Business, en Sant Quirze del Vallès (Barcelona). En la primera mesa, Iván de Prado, responsable de IA de Magnific (la antigua Freepik), contó que hace meses que no programa.
Y no porque se haya ido del mundo del software: lo puso como ejemplo de que, en el desarrollo de programas, la IA es una auténtica revolución. Le dolía reconocerlo, porque le gusta programar. Pero fue muy claro: el aumento de productividad es altísimo, y quien haga software tiene que usar estas herramientas.
No es la impresión de un ponente. GitHub, la mayor plataforma de programadores del mundo, hizo un experimento con 95 profesionales: los que trabajaban con ayuda de IA terminaron la misma tarea un 55 % más rápido. Pasaron de 2 horas y 41 minutos a 1 hora y 11 minutos.
Eso fue en 2022. Las herramientas han mejorado mucho desde entonces.
Pero ojo con la trampa
Eso no significa que cualquiera pueda encargarle un programa a una IA y tener algo que aguante.
El propio Iván de Prado dejó la palabra clave de toda la jornada: «La palabra clave que yo voy a repetir varias veces […] es el criterio. Y eso es lo que la IA aún no tiene».
Sin alguien que sepa qué está mal aunque parezca bien, lo que sale es un castillo de naipes: funciona en la demostración y se cae en el primer cierre de mes. Lo que ha bajado es el coste de producir, no el valor de saber.
Qué significa para ti
Un programa hecho alrededor de tu empresa ha pasado de ser un proyecto de multinacional a una inversión que una pyme normal se puede plantear.
José Elías lo dijo en la segunda mesa, hablando de cualquier negocio: «En el momento que tú eres capaz de producir tu servicio a un coste inferior, tienes una ventaja competitiva». Al software le ha pasado exactamente eso. Y quien lo entienda antes, lo aprovecha antes.
Qué hace caro (o barato) un software a medida
Nadie serio te puede dar un precio sin preguntarte nada. Pero sí te puedo explicar qué mueve el precio, para que sepas qué preguntar y detectes cuándo un presupuesto está inflado.
Los cinco factores que deciden el precio
- Cuántos procesos cubre. No es lo mismo un programa para gestionar pedidos que uno que lleve pedidos, almacén, facturación y agenda. Empezar por uno baja mucho la cifra.
- Con qué tiene que hablar. Si tiene que conectarse con tu programa contable, tu tienda online o tu banco, cada conexión suma trabajo. Y suma mantenimiento.
- Qué datos hay que traer. Pasar diez años de clientes desde un programa viejo, limpios y sin duplicados, puede dar más trabajo que el programa nuevo.
- Quién lo va a usar. Una pantalla para tres personas de oficina no es lo mismo que una aplicación para veinte técnicos en la calle con el móvil.
- Quién lo mantiene después. Todo programa necesita cuidados. Si nadie lo tiene previsto, lo barato sale caro al año.
Un ejemplo para ponerle cara
Piensa en una distribuidora con cinco comerciales que toman los pedidos en papel y los pasan por la tarde a la oficina. La versión cara del proyecto es un programa que lo haga todo: pedidos, almacén, rutas, facturación y un cuadro de mando para el gerente.
La versión sensata empieza por una sola pantalla en el móvil del comercial: el pedido se apunta una vez, en la visita, y llega solo al programa de gestión que ya tienen. Nada más.
Si esa primera pieza funciona y el equipo la usa, se añade la siguiente. Si no, se ha perdido poco. Así se controla el precio: por piezas que se pueden probar, no por un proyecto enorme que nadie ve hasta el final.
Lo que casi nadie calcula: lo que ya pagas
Antes de mirar el precio de un desarrollo, haz este ejercicio de dos minutos:
- Suma todas las suscripciones de software que pagas al mes: gestión, facturación, el programa de clientes, firma, almacenamiento, la herramienta de turno.
- Multiplica por doce.
- Añade las horas que alguien de tu equipo dedica a pasar datos de una a otra, a su coste por hora.
Ese número es tu presupuesto real de software. En muchas pymes es bastante mayor de lo que el gerente cree, y es invisible porque va en trocitos: un poco aquí, otro poco allá, por usuario y al mes.
Automatizar no es lo mismo que programar
Hay muchas agencias vendiendo automatizaciones. Está bien que existan, y para muchas cosas son suficientes. Pero la letra pequeña es esta: una automatización montada uniendo programas de terceros es frágil. Cuando uno de esos programas cambia una pantalla o una versión, se rompe. Y cada rotura la paga el cliente en mantenimiento.
En AI4 Business, uno de los patrocinadores lo explicó con dos frases que conviene tener pegadas en la pared: «Las IAs fallan, y fallan mucho» y «todos los modelos tienen caducidad». Lo que funciona ahora puede dejar de funcionar el día que el fabricante retire la versión que usabas.
No es para asustar. Es para que, antes de encargar nada, preguntes quién se ocupa cuando eso pase.
Un programa propio cuesta más de montar y bastante menos de mantener. Cuál te conviene depende de cuánto dependa tu negocio de ese proceso: para avisar de que ha llegado un formulario, una automatización; para lo que sostiene tu facturación, software.
Por qué antes costaba tanto (y qué no ha bajado)
Durante años, la mayor parte de la factura de un desarrollo eran horas de trabajo repetitivo: pantallas, formularios, listados, informes, conexiones entre programas. Mucho teclear lo mismo con pequeñas variaciones.
Ese trabajo es justo el que ahora hace la máquina en una fracción del tiempo. Por eso ha bajado el precio.
Lo que no ha bajado es lo demás: entender cómo trabaja tu empresa, decidir qué merece la pena construir y qué no, revisar lo que escribe la máquina y mantenerlo vivo cuando algo cambia. Esa parte sigue siendo trabajo de personas con experiencia, y es la que decide si el programa te sirve o te estorba.
Cuando compares presupuestos, fíjate en cuántas horas dedica cada proveedor a esa parte. Si todo es «lo hace la IA», falta algo.
Imagina tu empresa con un programa que se adapta a ti
Piensa en un lunes normal. El pedido entra por correo. Alguien lo copia en el programa de gestión, otra persona lo pasa a la hoja de producción y una tercera lo apunta en el calendario de entregas.
Tres copias del mismo dato. Tres oportunidades de error.
Ahora piensa en el mismo lunes con un programa hecho para vosotros. El pedido entra una vez y el resto de pantallas lo ven solas. Nadie copia. Nadie pregunta a media mañana quién ha cambiado la fecha de entrega.
Lo que te diferencia no está en el catálogo
En la primera mesa de AI4 Business se dijo una frase que resume cuándo compensa construir: «Automatizar lo que te iguala y no automatizar lo que te diferencia».
Lo que te iguala a tu competencia (facturar, hacer nóminas, llevar la contabilidad) lo resuelven bien los programas de catálogo. No tiene sentido reinventarlo.
Lo que te diferencia (cómo presupuestas, cómo planificas una obra, cómo atiendes a un cliente que ya conoces) es justo lo que ningún programa estándar recoge bien. Ahí compensa un programa propio.
Y ojo con el matiz: no para que la máquina decida por ti, sino para que tu forma de trabajar quede recogida y tu criterio tenga más tiempo.
No venir a sustituir, sino a sumar
Nicolás Vilela, fundador de ZTZ Tech Group, explicó que una de sus mayores ventajas es conectarse con los programas que la empresa ya tiene, en lugar de pedirle que los tire. No van a construir lo que ya tienes, sino a potenciarlo.
Es la mentalidad correcta para una pyme. Un buen desarrollo a medida no te obliga a cambiarlo todo. Empieza por el proceso que más os duele y se conecta con lo demás.
Si no haces nada
Seguirás pagando suscripciones que se solapan y horas de alguien que hace de puente entre programas. Y mientras, algún competidor tuyo producirá su servicio más barato, que es justo lo que avisaba José Elías.
No es una catástrofe inmediata. Es una fuga lenta, de las que no aparecen en ninguna factura.
Marc Urgell, socio fundador de Abast Legal, lo planteó con plazos: «A corto plazo el no implementar la IA es una desventaja competitiva y a medio plazo […] es prácticamente acabar con tu compañía». Puedes discutir el plazo. Lo que cuesta discutir es la dirección.
Cómo saber si te conviene un software a medida
Antes de pedir presupuestos, repasa estas señales con honestidad. Te ahorrarán tiempo a ti y a quien te lo vaya a hacer.
Señales de que sí
- Tienes un proceso que te diferencia de la competencia y ninguna herramienta del mercado lo hace como tú.
- Pagas varias suscripciones que se solapan.
- Alguien dedica horas cada semana a mover datos entre programas.
- Has intentado implantar un programa de catálogo y se ha quedado a medias, como conté en el programa que nadie usa.
Señales de que todavía no
- No sabes cuánto tiempo se va en cada tarea.
- El proceso cambia cada mes porque el negocio aún se está buscando.
- Nadie en tu empresa tendría tiempo de probar la primera versión.
Primero se ordena, después se programa.
Seis preguntas antes de firmar con un proveedor
- ¿Qué veré funcionando en las primeras seis semanas?
- ¿El código y la documentación son míos, y está por escrito?
- ¿Con qué programas se conecta y quién arregla esa conexión si se rompe?
- ¿Quién lo mantiene y cuánto cuesta ese mantenimiento al año?
- ¿Qué pasa con mis datos si mañana cambio de proveedor?
- ¿Quién revisa lo que escribe la máquina antes de que llegue a mi empresa?
Si quieres una guía más amplia para elegir con quién trabajar, la tienes en cómo elegir una agencia de IA.
José Elías pidió en AI4 Business exactamente eso a quien vende tecnología: «un producto encapsulado que tú, empresario, […] entiendes: «Oye, yo te pago esto, tú me das esto»». Si tu proveedor no te lo sabe explicar así, sigue buscando.
Cómo es un buen primer proyecto
Si decides dar el paso, no empieces por el programa que lo haga todo. Empieza pequeño y con fecha:
- Un solo proceso. El que más horas os come o el que más errores genera. Nada más.
- Funcionando en semanas. Una primera versión que tu equipo pueda tocar con sus propios datos, aunque le falten detalles.
- Un responsable de tu lado. Alguien de tu equipo que lo pruebe cada semana y diga qué sobra y qué falta.
- Una cifra de antes. Cuántas horas, cuántos errores o cuántos días de retraso tenéis ahora en ese proceso, para comparar a los tres meses.
Juan Ramón Rodríguez, de AUSIL Systems, lo dijo sin adornos en la segunda mesa: «Todos los que metemos un proyecto de IA es para conseguir un ahorro. Si no, no lo hacemos». Con el software a medida, igual: si no puedes medir qué te ahorra, todavía no está bien planteado.
Preguntas frecuentes sobre el precio del software a medida
¿Qué precio tiene un software a medida para una pyme?
Depende del alcance: cuántos procesos cubre, con qué programas se conecta, qué datos hay que traer y quién lo mantiene. Desconfía de quien te dé una cifra sin preguntarte nada. Lo honesto es lo contrario: entender el proceso primero y darte después un orden de magnitud.
¿Sale más barato que pagar suscripciones?
Depende de lo que pagas ahora. Haz la suma de suscripciones y horas de puente del apartado anterior y ponla al lado del presupuesto. La comparación honesta es a tres años y contando el mantenimiento.
¿Me quedo atado al que lo desarrolla?
Solo si lo permites. Pide el código y la documentación por escrito desde el primer día, y que quede claro de quién son los datos.
¿Puede hacerlo alguien de mi equipo con una IA?
Un prototipo, quizá. Un programa del que dependa tu facturación, mejor no sin alguien con criterio técnico que lo revise. La máquina escribe rápido; saber qué está mal aunque parezca bien sigue siendo cosa de personas.
¿Y si dentro de dos años quiero cambiar cosas?
Se cambian. Es la ventaja frente a una licencia: el programa evoluciona con tu empresa en lugar de esperar a que el fabricante lo decida para todos.
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